X
تبلیغات
دکتر وقردوست
خاطرات وتجربیات جوانی
دوشنبه 16 فروردین‌ماه سال 1389
چک لیست همایش و کنگره

سمینار با معنای واقعی خود دارای 2 کمیته است:
کمیته علمی شمامل: دبیر کمیته علمی و هیأت داوران
کمیته اجرایی: مدیر اجرایی، و مجموعه روابط عمومی، امور مالی، دبیرخانه، بین‌الملل
وظایف روابط عمومی:
1. ارتباط با رسانه‌ها
2. تبلیغات
3. تشریفات
4. سمعی و بصری
5. اینترنت
6. کارگاه
7. نمایشگاه
8. انتشارات


چک لیست برگزاری سمینار:
1. حضور در جلسات برگزاری سمینار
2. تأمین اعتبار برگزاری سمینار
هزینه مکان برگزاری
هزینه دبیرخانه
ایاب و ذهاب
سخنران‌ها
پذیرایی
بازدیدها و مهمانی‌های احتمالی
هزینه‌های متفرقه
3. انتخاب محل برگزاری
4.مجموعه کارهایی که باید برای مهمانان غیرمقیم انجام شود: اسکان و جابجایی و راهنمایی
5. کارهای دبیرخانه
انتخاب منشی برای کارهای دبیرخانه
تهیه وسایل لازم
تأمین تلفن‌های لازم
تهیه نوشت‌افزار اختصاصی
تهیه فهرست شرکت‌کنندگان بر اساس کمیته‌ها و نقش‌ها
چاپ برنامه با تعیین محل و ساعت سخنرانی‌ها
وسیله نقلیه برای کارهای اداری
تعیین راهنما و مستخدمین به اندازه کافی بالاخص در زمان برنامه‌های کشوری
تهیه اتیکت
نصب تابلوهای راهنما
ارسال کارت دعوت
ترتیب پذیرایی
تعیین مسئولیت‌ها و ابلاغ کتبی به آن‌ها
پیاده کردن سخنرانی‌ها و تکثیر آنها
6. ارتباط با رسانه‌ها: تهیه اطلاعیه‌های مطبوعاتی مقدماتی:
نام سمینار،‌هدف سمینار، گروه شرکت‌کنندگان، زمان و مکان برگزاری برنامه و...
تعیین سخنگو برای سمنیار: که معمولا دبیر سمینار است
برگزاری نشست‌های خبری برای برنامه
تهیه اطلاعیه‌های مطبوعاتی، در حین برپایی برنامه
ارسال اسناد سمینار برای خبرنگاران
دعوت از خبرنگاران برا ی روز افتتاحیه
7. انتشارات:
چاپ کارت سمینار
چاپ خلاصه مقالات
چاپ پوستر سمینار
چاپ کتاب سمینار
8. مکان سمینار:
نصب تابلوهای راهنما و خیرمقدم و تزیینات سالن
سیستم صوتی
9. ضیافت‌های رسمی، برخی از ضیافت‌ها ضیافت های رسمی دارند، بسته به داخلی و بین‌المللی بودن. پیش بینی مکان، زمان، برنامه، مدعوین ضیافت: همه مهمانان، رده خاصی از مهمانان، باحضور یا بدون خبرنگاران، هدایا به مهمانان،‌زمان توزیع هم در آخر برنامه است. معمولا این هدایا کوچک پیش‌بینی می‌شوند. و از تولید ملی یا اختصاصی شرکت برگزار کننده باشد
10. نشریه سمینار: اگر در سطح بالا برگزار شود، خلاصه‌ای از سخنرانی‌ها و مصاحبه با شرکت‌کنندگان در سمینار چاپ و توزیع می‌شود.
11. کارهای جنبی سمینار: مانند بازدید داخلی یا خارجی ( از مجموعه درون سازمانی یا برون سازمانی)
12. نظرسنجی از حاضرین در سمینار، پرسش‌ها حرفه‌ای طراحی شوند
13. از هر رویدادی از سمینار چند نسخه آرشیو شود، کتاب، بروشور، کارت دعوت و ....
14. کلیه امور مالی رو ساماندهی کنیم که به عهده فرد یا افراد خاص باشد تا بتواند گزارش منظمی برگزار شود
15. تهیه گزارش جامع و کامل از همایش،‌هم روند تاریخی داشته باشد و هم تحلیل داشته باشد که به مقامات مسئول هم ارسال شود. مجموعه اسناد سمینار، بریده جراید، نمونه‌های از فرم‌های نظرسنجی، چک لیست خبرنگاران

اهداف برگزاری همایش‌ها:
1. شناسایی سازمان به مخاطبان سازمان ( مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی)
2. ارزیابی و بررسی عملکرد سازمان
3. بهره‌گیری از آخرین تجربیات و پیشرفت‌های فناوری
4. تبادل تجربیات
5. آسیب‌شناسی یک سازمان
6. پیدا کردن راه‌حل‌های مناسب برای حل مشکلات موجود
7. برنامه‌ریزی برای آینده
8. تقویت روحیه مشارکت بین اعضای سازمان و اعضاء جامعه
9. کاهش تنش‌های درون سازمانی و برون سازمانی
10. سرعت دادن به روند رشد و توسعه سازمان
11. شناسایی استعداد و نیروهای مناسب برای آینده


آسیب‌های برگزاری همایش‌ها:
1. رشد کمی
2. فقدان اثربخشی
3. ضعف در اطلاع‌رسانی
4. برگزاری نامطلوب همایش
5. روشن نبودن اهداف همایش
6. تمرکز بر دیدگاه‌های نظری و تئوریک
7. فقدان پشتیبانی کافی از همایش
8. عدم پیگیری نتایج حاصل از همایش
9. بازتاب ضعیف در رسانه‌ها و افکار عمومی
10. تکراری بودن
11. عدم تناسب موضوع با نیازهای سازمان یا کشور

انواع همایش‌ها:
کنفرانس:
تجمع هیات‌های نمایندگی چند کشور به منظور بحث، مشورت و تبادل نظر درباره یک موضوع واحد و مشخص در چارچوب نشست عمومی و کمیسیون‌های ویژه
کنگره:
از کلمه Congregate گرفته شده است. یعنی گردهم آمدن
سلسله جلسات رسمی نمایندگان کشورها یا تشکل‌های مختلف از جمله گروه‌ها، اجزاب، گروه‌ها و اصناف برای بحث و تبادل نظر درباره مشخص و شناسایی راه حل مشکلات و یا ترسیم برنامه آینده
مصارف جنبی کنگره: برای قوه مققنه کشورها از این واژه استفاده می‌شود. Congress
سمینار:
semenarioum به معنای کلاس درس بوده.
مجموعه ای از جلسات که با حضور افراد متخصص در رشته‌های خاص تشکیل می‌شود تا آخرین پیشرفت‌ها و دستاورده‌ای علمی و فنی را به آگاهی دیگر متخصصان برسد.
متخصصان با اختلاف سطح در سمینار شرکت می‌کنند.
سمپوزیوم:
در زبان یونان قدیم به مجالس مهمانی برای خوردن و نوشیدن اطلاق می‌شده است.
امروز این واژه به گردهمایی علمی و فنی با حضور متخصصان هم‌سطح برای ارائه سخنرانی و مقاله در مورد دستاوردهای رشته خاص اطلاق می‌گردد.

border="0" ALT="Google" align="absmiddle">

دساعت وسخن باامام زمان