موارد ذیل باید مورد توجه روابط عمومی سازمان قرار گیرد
1. اطلاع از نظر مدیر یا تعیین مصاحبه شونده
2. تعیین موضوع ( چند موضوعی و تک موضوعی)
3. تعیین و تنظیم زمان ( زمان از طرف روابط عمومی میبایست پیشنهاد میشود نه از طرف مصاحبه کننده1 تا4 شنبه بهترین زمان است، با مصاحبه فرد دیگری تداخل نداشته باشد)
4. تعیین مکان برگزاری مصاحبه: میز و صندلی، میکروفن، فضای فیزیکی سالن، محل استقرار مصاحبه شونده مدیر جلسه و مدعوین و خبرنگاران
5. تهیه بیوگرافی مصاحبه شونده : به صورت مکتوب و شفاهی توصیه میشود
6. عکاس باید داشته باشیم
7 ضبط داشته باشیم
8. خودکار و مداد باشد
9. اطلاعات یا جزوه آماده باشد
10. آب و پارچ یا لیوان باشد
11. امکانات قبل و بعد از جلسه داشته باشیم.
12. تلفن و فاکس باید تعدادی خارج از سالن وجود داشته باشد و امکانات میل
13. مترجم برای موارد مورد لزوم
14. سی دی عکس از برنامه و شخص مصاحبه شونده استفاده شود.
15. ویدئو پرژکشن و ویدئو آماده باشد ترجیحا لپتاپ و کامپیوتر آماده باشد
16. تهیه لیست خبرنگاران: الف) خبرنگاران روزنامهها ب) خبرگزاریها ج) صدا و سیما د) خبرنگاران تخصصی ه) خبرنگاران آزاد و) عکاسان
17. مشخص کردن کسانیکه باید در کنار مصاحبه شونده باشند. از سازمان ( معاونین یا مدیر کل یا کارشناس) یا خارج از سازمان ( خیرین یا ... )
18. ارسال کارت دعوت یا دعوتنامه الف: مصاحبه شونده ب) موضوع ج) زمان د) اعلام شماره تماس
19. پیگیری و اطمینان از رسیدن دعوتنامه
20. یادآوری تلفنی
21. کار ویژه با خبرنگاران رادیو و تلویزیون و خبرگزاریها
22. اطلاع به مسئول مربوطه برای تمیز کردن سالن
23. اقدامات روز قبل از مصاحبه: بازید سالن، هماهنگی با حراست و نگهبانی، پیشبینی پارکینگ برای خبرنگارانی که خودرو دارند، تست میکروفن و دوربین و ...
24. اقدامات روز مصاحبه، بازید نهایی سالن، حضور قبل از همه در سالم، کنترل نگهبانی و پارکینگ، استقرار مأمور راهنما، پذیرایی تدریجی از دعوت شدگان، یادداشتت خبرنگاران حاضر، شروع مصاحبه با معرفی مصاحبه شونده توسط روابط عمومی، کنترل نظم سالن، خیرمقدم، اسامی خبرنگاران رو مصاحبه شونده بدهیم. اگر خبرنگاری خواست سؤال کند، خودش رو معرفی کند.
25. مشایعت خبرنگاران
26. آماده کردن خودرو برای جابجایی خبرنگاران
27. پیاده کردن نوار
28. تنظیم خبر و ارسال برای خبرنگارانی که حضور نداشتهاند.
29. تماس با خبرنگاران رادیو تلویزیون برای اطلاع از زمان پخش
30. ضبط برنامه بعد از پخش
31. تهیه بریده جراید روز بعد
32. تحلیل محتوای اخبار انتشاریافته
33. تشکر از خبرنگارانی که مطلب رو خوب کار کردهاند.
34. قید این برنامه در گزارش ماهیانه روابط عمومی
سمینار با معنای واقعی خود دارای 2 کمیته است:
کمیته علمی شمامل: دبیر کمیته علمی و هیأت داوران
کمیته اجرایی: مدیر اجرایی، و مجموعه روابط عمومی، امور مالی، دبیرخانه، بینالملل
وظایف روابط عمومی:
1. ارتباط با رسانهها
2. تبلیغات
3. تشریفات
4. سمعی و بصری
5. اینترنت
6. کارگاه
7. نمایشگاه
8. انتشارات
چک لیست برگزاری سمینار:
1. حضور در جلسات برگزاری سمینار
2. تأمین اعتبار برگزاری سمینار
هزینه مکان برگزاری
هزینه دبیرخانه
ایاب و ذهاب
سخنرانها
پذیرایی
بازدیدها و مهمانیهای احتمالی
هزینههای متفرقه
3. انتخاب محل برگزاری
4.مجموعه کارهایی که باید برای مهمانان غیرمقیم انجام شود: اسکان و جابجایی و راهنمایی
5. کارهای دبیرخانه
انتخاب منشی برای کارهای دبیرخانه
تهیه وسایل لازم
تأمین تلفنهای لازم
تهیه نوشتافزار اختصاصی
تهیه فهرست شرکتکنندگان بر اساس کمیتهها و نقشها
چاپ برنامه با تعیین محل و ساعت سخنرانیها
وسیله نقلیه برای کارهای اداری
تعیین راهنما و مستخدمین به اندازه کافی بالاخص در زمان برنامههای کشوری
تهیه اتیکت
نصب تابلوهای راهنما
ارسال کارت دعوت
ترتیب پذیرایی
تعیین مسئولیتها و ابلاغ کتبی به آنها
پیاده کردن سخنرانیها و تکثیر آنها
6. ارتباط با رسانهها: تهیه اطلاعیههای مطبوعاتی مقدماتی:
نام سمینار،هدف سمینار، گروه شرکتکنندگان، زمان و مکان برگزاری برنامه و...
تعیین سخنگو برای سمنیار: که معمولا دبیر سمینار است
برگزاری نشستهای خبری برای برنامه
تهیه اطلاعیههای مطبوعاتی، در حین برپایی برنامه
ارسال اسناد سمینار برای خبرنگاران
دعوت از خبرنگاران برا ی روز افتتاحیه
7. انتشارات:
چاپ کارت سمینار
چاپ خلاصه مقالات
چاپ پوستر سمینار
چاپ کتاب سمینار
8. مکان سمینار:
نصب تابلوهای راهنما و خیرمقدم و تزیینات سالن
سیستم صوتی
9. ضیافتهای رسمی، برخی از ضیافتها ضیافت های رسمی دارند، بسته به داخلی و بینالمللی بودن. پیش بینی مکان، زمان، برنامه، مدعوین ضیافت: همه مهمانان، رده خاصی از مهمانان، باحضور یا بدون خبرنگاران، هدایا به مهمانان،زمان توزیع هم در آخر برنامه است. معمولا این هدایا کوچک پیشبینی میشوند. و از تولید ملی یا اختصاصی شرکت برگزار کننده باشد
10. نشریه سمینار: اگر در سطح بالا برگزار شود، خلاصهای از سخنرانیها و مصاحبه با شرکتکنندگان در سمینار چاپ و توزیع میشود.
11. کارهای جنبی سمینار: مانند بازدید داخلی یا خارجی ( از مجموعه درون سازمانی یا برون سازمانی)
12. نظرسنجی از حاضرین در سمینار، پرسشها حرفهای طراحی شوند
13. از هر رویدادی از سمینار چند نسخه آرشیو شود، کتاب، بروشور، کارت دعوت و ....
14. کلیه امور مالی رو ساماندهی کنیم که به عهده فرد یا افراد خاص باشد تا بتواند گزارش منظمی برگزار شود
15. تهیه گزارش جامع و کامل از همایش،هم روند تاریخی داشته باشد و هم تحلیل داشته باشد که به مقامات مسئول هم ارسال شود. مجموعه اسناد سمینار، بریده جراید، نمونههای از فرمهای نظرسنجی، چک لیست خبرنگاران
اهداف برگزاری همایشها:
1. شناسایی سازمان به مخاطبان سازمان ( مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی)
2. ارزیابی و بررسی عملکرد سازمان
3. بهرهگیری از آخرین تجربیات و پیشرفتهای فناوری
4. تبادل تجربیات
5. آسیبشناسی یک سازمان
6. پیدا کردن راهحلهای مناسب برای حل مشکلات موجود
7. برنامهریزی برای آینده
8. تقویت روحیه مشارکت بین اعضای سازمان و اعضاء جامعه
9. کاهش تنشهای درون سازمانی و برون سازمانی
10. سرعت دادن به روند رشد و توسعه سازمان
11. شناسایی استعداد و نیروهای مناسب برای آینده
آسیبهای برگزاری همایشها:
1. رشد کمی
2. فقدان اثربخشی
3. ضعف در اطلاعرسانی
4. برگزاری نامطلوب همایش
5. روشن نبودن اهداف همایش
6. تمرکز بر دیدگاههای نظری و تئوریک
7. فقدان پشتیبانی کافی از همایش
8. عدم پیگیری نتایج حاصل از همایش
9. بازتاب ضعیف در رسانهها و افکار عمومی
10. تکراری بودن
11. عدم تناسب موضوع با نیازهای سازمان یا کشور
انواع همایشها:
کنفرانس:
تجمع هیاتهای نمایندگی چند کشور به منظور بحث، مشورت و تبادل نظر درباره یک موضوع واحد و مشخص در چارچوب نشست عمومی و کمیسیونهای ویژه
کنگره:
از کلمه Congregate گرفته شده است. یعنی گردهم آمدن
سلسله جلسات رسمی نمایندگان کشورها یا تشکلهای مختلف از جمله گروهها، اجزاب، گروهها و اصناف برای بحث و تبادل نظر درباره مشخص و شناسایی راه حل مشکلات و یا ترسیم برنامه آینده
مصارف جنبی کنگره: برای قوه مققنه کشورها از این واژه استفاده میشود. Congress
سمینار:
semenarioum به معنای کلاس درس بوده.
مجموعه ای از جلسات که با حضور افراد متخصص در رشتههای خاص تشکیل میشود تا آخرین پیشرفتها و دستاوردهای علمی و فنی را به آگاهی دیگر متخصصان برسد.
متخصصان با اختلاف سطح در سمینار شرکت میکنند.
سمپوزیوم:
در زبان یونان قدیم به مجالس مهمانی برای خوردن و نوشیدن اطلاق میشده است.
امروز این واژه به گردهمایی علمی و فنی با حضور متخصصان همسطح برای ارائه سخنرانی و مقاله در مورد دستاوردهای رشته خاص اطلاق میگردد.